1/29/04寫的老文章
『我沒有時間』、『如果再給我多一點時間，我一定會作得更好』…. 幾乎成了現代上班族的口頭禪，似乎時間往往都不夠用。其實每個人的一天都是24個小時，有的人每天加班、生活品質不佳、收入也不好；有的人卻是準時下班回家吃晚飯，還有閒錢、空閒來安排多采多姿的生活。面對現實吧！一天是不可能變成48個小時的，其實只要能夠做好時間的管理，一個小時也可以發揮出二個小時的功效。
身為公司的主管，如果能夠為工作做好詳細的規劃及時間管理，必定能夠增加部門的績效與公司的競爭力。美國企管書籍作者亞當斯（Bob Adams）認為要做好時間管理，他建議主管採行三個步驟：
步驟一：為時間排定優先順序
依照優先順序，擬定一個使用時間的方法，是有效管理時間的第一步。如果只是每天忙於例行的公事，長期下來，能夠創造出長久的價值嗎？主管應該考量公司的重點政策，以及目前的優劣環境，才不會被忙碌的行事曆所淹沒。如果是公司的重點政策，那必須要將比較多和比較重要的時間，投注在這個工作上面。
步驟二：縮小焦點範圍
要提高工作的效率，就必須要縮小注意的範圍。每個人每天上班都耗費不小的時間在例行的公務上面，剩下的寶貴工作時間就必需要妥善的規劃。例如，這一週的工作目標就專注在改進公司的主要產品，下一週再來集中火力評估行銷策略。有些人為了對老闆交代，工作目標訂得太多、太雜，每天要作的事情太多，結果根本就跟不上進度，行事曆也只是形同虛設。
步驟三：空出一段完整的執行時間
身為主管需要時間來計畫策略目標，也就是每天要花點時間來思考、計畫、想點子，好擬定重要的策略。所以主管應空出一段時間，來處理、思考例行性事物以外計畫，因此要跟員工說清楚，最好不要在那段時間來打擾他。
時間管理顧問公司也提供了一些小秘方，來節省並善用工作的時間。
◆ 做事不要趕：趕著將事情交差的的人，通常要花更多的時間來收尾；趕著完成的工作，通常也是錯誤百出。不如好好的規劃時間，一次就把事情做好。如果時間真的不夠，那至少要依據輕重緩急，將重要的事情先做好。
◆ 規劃每一天：每天進辦公室的第一件事情，就是規劃當天的工作，幫自己專注在最重要的事情上面。如果一天開始時沒有妥善的規劃，時間很容易就浪費在瑣事上面了。每天離開辦公室的最後一件事，就是評估今天的工作表現。
◆ 規劃辦公空間：整齊的辦公空間，可以幫助思考；物品、資料有組織的放置，可以增加工作的效率。
◆ 為工作訂定時間表：除了要列出需要完成的工作事項外，最重要的是列出每一事項需要在什麼時間完成。
◆ 盡量減少文件數量：看文件、找文件都會耗費時間。如果這一份文件可以在公司的網站或是其他地方找到，那就不要浪費時間在儲藏及管理這些文件上。每當收到一份文件，立刻採取必要的動作，包括執行其中的工作、交代別人執行、留待何時再執行、儲存或清除文件。每份文件只處理一次即可，重要的是去執行它。
◆ 覺得不太確定時，趕快去問別人：不要覺得不好意思，也不要假裝自己完全瞭解情況。現在的工作是團體合作，一有不懂趕快開口問清楚，不要嘗試從不完全的訊息中，去拼湊出全貌來。老闆是請你來完成工作的，沒有叫你保持沈默跟不去麻煩別人。
◆ 為每件工作設定完成時間：要請別人完成工作時，不要只給『緊急』、『儘快』的模糊指示，一定要告知確切的完工時間。如果是長期的工作，那必須要定期檢討工作進度。
◆ 尊重別人的時間：當你興致昂昂的跟同事討論昨天逛街的事情，你可能已經耽誤到他的工作，說不定還會害他加班。要是每個人都能夠互相珍惜別人的工作時間，就不會有不必要的談話、干擾、E-MAIL及電話。如果你有問題，不要想到什麼就去問人，整理跟收集問題後，一次通通問清楚，減少對別人的干擾。
◆ 不要拖延：今天的工作，一定要今天完成，拖延不能解決問題。如果工作的量太大，那就將工作分成數次來完成；如果是你討厭的工作，那更要準時的去完成它，這樣你才不會一直煩下去。拖延工作，只會增加工作的壓力，不能解決問題。
◆ 不要要求完美：工作只要做到最好，而不是做到完美。太過吹毛求疵，投注太多不必要的時間跟精力，反而會影響到其他的工作。品管不是要求完美，而是滿足顧客的需求。
◆ 丟掉雜誌：如果雜誌中有需要的資料，那立刻影印或是剪貼下來，不要在辦公室堆積雜誌，目前用不到的雜誌應該集中起來，有空閒時再來翻閱。如果一本雜誌沒有太多想看的文章，要立刻取消訂閱。
◆ 對別人說不：在答應別人之前，要先思考自己是不是能夠達成工作的目標，而不是去勉強答應。要尊重自己跟別人的工作時間，每當你對別人說『好』時，就表示你正向自己的工作說『不』，那段時間該作的事就會被擱置。
◆ 準時下班：下班後留下來聊天、上網甚至加班，只會增加公司的開銷，而且也會增加自己的疲勞。所以時間到了，就要趕緊下班回家，積蓄明天戰鬥的能量。當然啦，要想準時下班，就必須要善用每一秒的工作時間。所以要把『準時下班』當成一個目標，他的意涵是『我一定要準時將工作做好』。
時間就是生命，如果你不作選擇，最後往往變成了沒有選擇。
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